Buku Pedoman Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) Pimpinan FMIPA Universitas Jember Tahun 2017 diluncurkan oleh Dekan FMIPA Drs. Sujito, Ph.D. setelah melaksanakan beberapa serangkaian pertemuan dan pembahasan di tingkat pimpinan Fakultas, Program Studi, Laboratorium dan Sub Bagian (dikoordinasi Kepala Tata Usaha) di lingkungan FMIPA Universitas Jember. Buku Pedoman Tupoksi Pimpinan dijadikan acuan dan rujukan dalam penyusunan peta bisnis proses dalam penggambaran tata hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit kerja di Universitas Jember menggunakan Aplikasi Bizagi Modeler. Hal tersebut sesuai arahan dari Wakil Rektor II disaat pengenalan Aplikasi Bizagi Modeler beberapa waktu lalu kepada seluruh pimpinan Fakultas/Lembaga/UPT, Kepala TU beserta Kasub Bagian dan tenaga pendamping di lingkungan Universitas Jember. “Universitas Jember sebagai penyelenggara pendidikan tinggi memiliki proses bisnis inti yaitu pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan juga proses bisnis pendukung” ujar Wachju Subchan.

Dengan menggunakan Aplikasi Bizagi Modeler, hubungan peta proses bisnis dengan pedoman tupoksi semakin erat. Alur pekerjaan yang diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi, Pola keterkaitan dan urutan pekerjaan proses makro, Kumpulan aktivitas yang menghubungkan antar unit dan Langkah-langkah rinci tugas untuk membentuk suatu aktivitas. Dan pembuatan proses bisnis oleh pimpinan FMIPA Universitas merujuk pada buku Pedoman Tupoksi Pimpinan yang sebelumnya telah diadakan Pembahasan tugas pokok dan fungsi sub unit kerja di lingkungan FMIPA Universitas Jember dibuka oleh Drs. Sujito, Ph.D. di Auditorium Ijen View Hotel dan Resort Bondowoso pada bulan April yang lalu.

“Pembahasan tugas pokok dan fungsi dalam pembahasan per kelompok dan presentasi yang mendapat masukan dari kelompok lain, diharapkan nanti setelah di kampus ada koordinasi lagi untuk memantapkan hasilnya dengan menyatukan dalam tupoksi FMIPA Universitas Jember” ujar Dekan FMIPA saat itu dan tertuang dalam Buku Pedoman Tupoksi Pimpinan FMIPA saat ini.

Sedang penerapan bizagi meski telah ada Buku Pedoman Tupoksi Pimpinan FMIPA akan tetapi muncul masalah “Tidak ada organisasi yang menstandarkan Flowchart, sehingga berbeda-beda pada setiap unit kerja di lingkungan Universitas Jember ?”. Jawabnya perlu penyusunan alur pemodelan proses bisnis yang standar secara bersama. Dan itu dilaksanakan oleh sub bagian di lingkungan Universitas Jember sehingga seragam dalam pembuatan proses bisnis level 0 hingga level terakhir yang merupakan hasil akhir dari sebuah proses bisnis/standar operasional dengan selalu mengacu pada Peraturan Menteru Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 16 TAHUN 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jember.