Dalam rangka aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS 2024, Dosen Fisika FMIPA Universitas Jember Umi Lailatul Jamilah, M.Si. kembangkan sistem layanan akademik komisi bimbingan berbasis digital di Jurusan Fisika FMIPA. UNEJ “Pengembangan ini sebagai bentuk penerapan nilai Smart ASN pada instansi khususnya Jurusan Fisika FMIPA, dibuat alur pendaftaran tugas akhir yang interaktif dalam bentuk website,” ungkap Umi. Sebelumnya masih manual, sekarang melalui laman Jurusan Fisika bisa melakukan pendaftaran tugas akhir, seminar hingga sidang. Tentu saja ini akan membuat birokrasi lebih efektif, efisien dan cepat.

Menurut Dr. Ratna Dewi Syarifah S.Pd., M.Si. Ketua Kombi Jurusan Fisika bentuk layanan juga dikembangkan ke arah yang lebih fleksibel dan transparan. “Media informasi secara real time akan secara otomatis tersinkronisasi dengan data mahasiswa tugas akhir,” tuturnya. Data yang tersaji meliputi biodata mahasiswa, judul penelitian, nama dosen pembimbing dan penguji, serta jadwal seminar/ujian. Dr. Ratna yang sekaligus mentor program aktualisasi, juga mengatakan mahasiswa bisa mendapatkan informasi terkini terkait progres tahapan tugas akhir kapanpun dan dimanapun.

Pengembangan juga dilakukan dengan membuat diagram otomatis yang menyatakan sebaran jumlah Dosen Pembimbing Tugas Akhir. Umi katakan, dengan ini pimpinan di Jurusan Fisika bisa melakukan pemantauan secara berkala tugas akhir mahasiswa. Dr. Agus Supriyanto, S.Si., M.T. Ketua Jurusan Fisika layanan informasi yang transparan dan terbuka sangat diperlukan dalam sistem layanan apapun termasuk Kombi. “Informasi yang mudah didapat, diakses dan memberikan pengetahuan, merupakan esensi tujuan media informasi,” ujarnya.

Endhah Purwandari S.Si., M.Si yang pernah menjabat Kombi Fisika katakan bentuk layanan digital seperti ini tidak hanya dibutuhkan oleh mahasiswa saja. “Pimpinan dan jurusan Fisika membutuhkan untuk peningkatan kualitas layanan akademik,” ujarnya. Pengembangan ini juga akan menjadi bagian penting dari penilaian Akreditasi Jurusan Fisika. Dengan harapan program ini bisa bermanfaat dan berkelanjutan serta berdampak terhadap banyak pihak.